Hóa đơn thương mại là bằng chứng đòi một số tiền nhất định của người bán đối với người mua. Thông thường, hóa đơn thương mại gồm các nội dung chi tiết sau:

1. Các bên: Tên và địa chỉ đầy đủ của người mua và người bán, số tham chiếu của mỗi bên và ngày tháng phát hành.

2. Hàng hóa: Chỉ ra chi tiết về hàng hóa, bao gồm: trọng lượng, khối lượng, đơn giá và tổng giá trị.

3. Cơ sở điều kiện giao hàng: Chỉ ra chi phí về bảo hiểm, vận tải phải được trả bởi người bán hay người mua.

4. Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: ví dụ: thanh toán sau 60 ngày xuất trình chứng từ, mà quy định cho thích hợp.

5. Chi tiết về vận tải: Chỉ ra phương tiện chuyên chở, người chuyên chở, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng…

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan thẩm quyền, thường là Phòng Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất ra hàng hóa. Đây là chứng từ trong quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ

• Thứ nhất, xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
• Thứ hai, xác định mức thuế xuất nhập khẩu giữa các nước có dành cho nhau những quy chế ưu đãi về thương mại, thuế quan.
• Thứ ba, nhằm mục đích xã hội và chính trị. Một số nước cấm nhập khẩu hàng hóa từ một nước nhất định vì lý do chính trị. Để đáp ứng được các yêu cầu này, thì giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa phải được xuất trình cho hải quan.
• Thứ tư, nhằm mục đích thị trường. Người nhập khẩu thường ưu tiên mua hàng hóa có xuất xứ từ nước có truyền thống sản xuất hàng hóa uy tín và chất lượng; để đáp ứng được yêu cầu này, nhà nhập khẩu yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa theo yêu cầu.

Phiếu đóng gói: Thông thường chỉ ra các chi tiết về:

1. Số hàng hóa được đóng gói trong một bao, kiện, thùng, hộp hay container nhất định.

2. Trọng lượng tịnh và cả bì của mỗi bao, kiện, thùng hay hộp.

3. Số lượng bao, kiện, thùng, hộp, container.

Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gần ở bên ngoài bao bì. Ngoài ra, phiếu đóng gói còn được gửi cùng với bộ chứng từ thanh toán theo quy định của hợp đồng thương mại hay L/C. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết nếu nội dung tương đối chi tiết về hàng hóa.

Đây là chứng từ quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading – B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận tải ký phát cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở. Đây là chứng từ quan trọng nhất của bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Một số đặc điểm của vận đơn đường biển:

Thứ nhất, khi nói đến vận đơn đường biển thì việc chuyên chở hàng hóa bằng đường biển bắt buộc phải xảy ra.

Thứ hai, khi nói đến vận đơn đường biển ta hiểu đây là loại chứng từ sở hữu hàng hóa.

Thứ ba, người ký phát vận đơn phải là người có chức năng chuyên chở, thường là người có phương tiện chuyên chở, hoặc kinh doanh chuyên chở.

Thứ tư, thời điểm cấp vận đơn có thể là:

– Sau khi hàng hóa đã được bốc xong lên tàu (shipped on board);

– Sau khi hàng hóa được nhận để chở (Received for shipment).

Vận đơn hàng không là một chứng từ vận chuyển hàng hóa và là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển.

Chứng từ vận tải hàng không có thể có các tiêu đề khác nhau, miễn là chúng đáp ứng được những nội dung của một chứng từ vận tải hàng không.

Trong thực tế, ta có thể gặp một số chứng từ vận tải hàng không có tiêu đề như: Air Waybill, Air Consignment Note, House Air Waybill hay Air Transport Document…

Bằng tiếng Việt, hiện nay cũng có nhiều cách gọi khác nhau như: Không vận đơn, vận đơn hàng không, chứng từ vận tải hàng không, biên lai gửi hàng hàng không, giấy gửi hàng hàng không, phiếu vận tải hàng không…

Cho dù cách gọi có khác nhau, nhưng chúng đều có dùng bản chất là chứng từ vận tải hàng không, do đó, ta có thể dùng đan xen với nhau, tuy nhiên, thuật ngữ “Vận đơn hàng không” được ưu tiên sử dụng trong cuốn sách này.

Đây cũng là chứng từ quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Chứng nhận bảo hiểm hàng hóa là văn bản do Công ty bảo hiểm phát hành để cam kết bồi thường thiệt hại xảy ra đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. 

1. Trong thương mại quốc tế, người mua bảo hiểm có thể là một người, còn người thụ hưởng bảo hiểm lại là người khác; để làm được điều này, chứng từ bảo hiểm phải yêu cầu được lập là chuyển nhượng được.

2. Cũng giống như vận đơn đường biển, chứng từ bảo hiểm cũng có thể đích danh, theo lệnh, hay vô danh. 

3. Theo quy tắc của UCP, số tiền được bảo hiểm tối thiểu là 110% của giá trị CIF, CIP hay giá trị hóa đơn. 

5. Khi hợp đồng thương mại hay L/C yêu cầu Giấy chứng nhận bảo hiểm, thì nhà xuất khẩu có thể xuất trình một Bảo hiểm đơn mà vẫn được chấp nhận.

6. Khi hợp đồng thương mại hoặc L/C yêu cầu chứng từ bảo hiểm phải được ký hậu để trống, nhưng người hưởng lợi L/C lại xuất trình chứng từ bảo hiểm cho người cầm (to Bearer), tức vô danh, thì chứng từ này vẫn được chấp nhận thanh toán. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Tham khảo: Lớp ôn thi chứng chỉ khai báo hải quan

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 01: Xuất khẩu khẩu trang y tế sang Hàn Quốc.

Nội dung bao gồm: Tờ khai hải quan; hợp đồng ngoại thương; hóa đơn thương mại; Packing list; Booking; Vận đơn đường biển; Giấy đề nghị cấp C/O; C/O Form AK.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 02: Xuất khẩu găng tay trượt tuyết sang Nhật Bản.

Nội dung bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan; Contract of Purchase; Invoice; Packing List; Shipping Order; Air Way Bill; Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 03: Xuất khẩu phi mậu dịch mặt hàng hạt nhựa sang Malaysia.

Nội dung bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan xuất khẩu; Non-Commercial Invoice: Hóa đơn phi mậu dịch; Packing list – Phiếu đóng gói hàng hóa; Ocean Bill of Lading.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 04: Xuất khẩu máy cắt thạch dừa sang Indonesia.

Bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan xuất khẩu; Contract: Hợp đồng ngoại thương; Commercial Invoice; Packing List; Bill of Lading; Booking Note.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 05: Nhập khẩu bột chiên gà từ Hàn Quốc.

Nội dung bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu; Sales Contract; Commercial Invoice; Packing List; Ocean Bill of Lading; C/O.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 06: Nhập khẩu dây nhôm từ Đài Loan

Nội dung bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu; Order Confirmation; Commercial Invoice; Packing List; Bill of Lading.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 07: Nhập nguyên liệu để gia công cho thương nhân nước ngoài.

Nội dung bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu; Hóa đơn thương mại; Packing List; Giấy báo hàng đến; Bill of Lading; Delivery Order; Danh sách container qua khu vực giám sát.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 08: Hớp đồng xuất khẩu gỗ sang Hong Kong.

Nội dung bộ chứng từ bao gồm: Sales Contract; Commercial Invoice; Packing List; Booking Confirmation; Bill of Lading; Fumigation Certificate; Certificate of Origin; tờ khai hải quan xuất khẩu.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu số 09: Nhập khẩu que hàn từ Hàn Quốc.

Nội dung bộ chứng từ gồm: Proforma Invoice; Shipping Advice; Commercial Invoice; Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa; Cargo Insurance Policy –  Giấy chứng nhận bảo hiểm; Bill of Lading; Certificate of Origin; Giấy báo nhận hàng.